SUBDIRECCIONES

1. Coordinar la adopción, ejecución y evaluación de la política archivística y promover el uso de las mejores prácticas en la protección del patrimonio documental archivístico.
2. Coordinar el Sistema Nacional de Archivos, a través de la articulación de las acciones a cargo de las instituciones y archivos que lo conforman, garantizando la organización y fortalecimiento de los archivos de la administración pública.
3. Asesorar a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos en la formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para el fortalecimiento y consolidación de la función archivística del Estado.
4. Brindar asesoría técnica a las diferentes entidades, archivos e instituciones que conformar el Sistema Nacional de Archivos para la consolidación de la Red Nacional de Archivos.
5. Adelantar las acciones que garanticen la implementación de las iniciativas que en materia de política archivística formule el Archivo General de la Nación.
6. Recomendar a la Dirección General los planes, programas y proyectos para el desarrollo de la política archivística.
7. Ejercer la inspección, vigilancia y control de la función archivística en el país.
8. Formular programas de modernización de la función archivística del Estado y la Red Nacional de Archivos.
9. Diseñar y desarrollar la política archivística en materia de archivos relacionados con los derechos humanos, grupos étnicos, los derechos de las víctimas de conflicto interno, así como de otros archivos especiales, sonoros, gráficos, orales y audiovisuales.
10. Dirigir y coordinar las actividades de los consejos territoriales y articular y controlar el funcionamiento de los archivos generales territoriales así como velar por el desarrollo y funcionamiento de los comités técnicos asesores del Sistema Nacional del Archivos.
11. Elaborar y ejecutar el programa de capacitación archivística dirigido a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos, para lo cual podrá celebrar los convenios con la ESAP o con entes privados u otras organizaciones.
12. Establecer alianzas con· instituciones educativas que ofrezcan programas de formación técnica, profesional y especializada en temas relacionados con la función archivística, que beneficien a los actores del Sistema Nacional de Archivos.
13. Implementar estrategias de promoción, comunicación y divulgación para informar al ciudadano la misión del Archivo General de la Nación y de las demás instituciones que conforman el Sistema Nacional de Archivos.
14. Gestionar acuerdos de cooperación con los organismos de control y otras entidades públicas para asegurar el cumplimiento de la Ley General de Archivos y en general de toda la normatividad archivística.
15. Orientar y apoyar a los organismos del sector público y privado que ejercen funciones públicas, en la implementación de la política archivística y en la modernización de la función archivística del Estado.
16. Acompañar a las entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas cuando se presente cualquier afectación al patrimonio documental y a los archivos y documentos públicos, causada por acciones intencionadas, accidentales, fortuitas o por catástrofes naturales.
17. Prestar servicios de capacitación, asesoría y asistencia técnica en materia de conformación, administración y operación de archivos a otras entidades u organizaciones diferentes al sector público.
18. Establecer y mantener los sistemas de información necesarios para garantizar el control y seguimiento de las acciones desarrolladas a través del Sistema Nacional de Archivos.
19. Asesorar y emitir conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que les sean solicitadas de acuerdo con su competencia.
20. Las demás funciones asignadas que correspondan a la naturaleza de la dependencia.  

CUMPLIMIENTO POLÍTICA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

El SNA presenta resultados desagregados de cumplimiento de la Política de Gestión Documental respecto al Modelo de Planeación y Gestión MIPG, vigencia 2018 - 2019, junto con la identificación del índice de desarrollo institucional para: Gobernaciones Alcaldías distritales Superintendencias y Ministerios.

  Descargar PDF

INFOGRAFÍA DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

Con el fin de facilitar la comprensión del universo que abarca el Sistema Nacional de Archivos conozca la infografía del SNA aquí

SEMINARIO DEL SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS

En este espacio puede encontrar y descargar las memorias del Seminario realizado en el año 2020.

Memorias del XXVIII Seminario del Sistema Nacional de Archivos

CONSEJO TERRITORIAL DE ARCHIVOS

Con el objetivo de difundir los mecanismos y brindar herramientas para el cumplimiento de las funciones de los Consejos Territoriales del Archivo, el Sistema Nacional de Archivos pone a su disposición la siguiente información para su consulta: 

  Funciones CTA

  Directorio CTA

SISNA

El decreto 2578 de 2012, establece el Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos – SISNA. como herramienta tecnológica para el control y seguimiento del cumplimiento de la función archivística por parte de los sujetos obligados. En el numeral 2.8.2.1.19. del Decreto 1080 de 2015 se determinó que “El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado desarrollará la plataforma tecnológica para evaluar y hacer seguimiento en línea al desarrollo del Sistema Nacional de Archivos. + información 

PLATAFORMA E-LEARNING

La plataforma de aprendizaje virtual surge con la necesidad de lograr una mayor cobertura y brindar herramientas de capacitación y aprendizaje de manera accesible, didáctica e interactiva, con el fin de fortalecer las habilidades, competencias y conocimientos en materia de gestión documental y administración de archivos entre los diferentes actores que hacen parte del Sistema Nacional de Archivos. Gracias a estas herramientas de aprendizaje virtual las entidades, sin importar su ubicación geográfica, podrán participar y acceder a los programas de capacitaciones del Archivo General de la Nación. + información

COMITÉS TÉCNICOS

Los comités técnicos son instancias asesoras creados para facilitar el desarrollo de la función archivística, de acuerdo con las necesidades que se identifiquen, los cuales se encuentran reglamentados por la resolución 113 de 2017 “Por la cual se adopta el reglamento para la creación, conformación y funcionamiento de los Comités Técnicos del Sistema Nacional de Archivos – SNA”. Dentro de las funciones de los comités, se encuentra:

• Asesorar al AGN en la adopción de nuevos estándares, procedimientos y prácticas que ayuden a la modernización de los archivos.

• Adoptar normas técnicas en convenio con el ICONTEC

• Analizar problemáticas archivísticas que se presenten en el medio para coadyuvar en la solución de estas, a través de diferentes instrumentos archivísticos, como pueden ser guías, cartillas, instructivos, lineamientos y directrices que puedan aportar a las buenas prácticas de la Gestión Documental

Para participar en estos comités es necesario que las personas o entidades interesadas cuenten con los conocimientos y la experticia en los temas a desarrollar, ya que desde estos comités se desarrollan documentos propuesta, que permitirán ayudar en las necesidades que se tienen en las diferentes entidades para el cumplimiento de la política archivística, por lo cual deberán enviar una comunicación a la subdirección del Sistema Nacional de Archivos, solicitando participar de estos.

Para mayor información puede comunicarse con el Grupo de Articulación y Desarrollo del SNA.

  Comités Técnicos 2020

OBSERVATORIO SNA

El Observatorio Archivístico del Sistema Nacional de Archivos es un Sistema de Información del desarrollo de la gestión documental en Colombia, que facilita información sistemática y periódicamente, con el fin de hacer seguimiento al cumplimiento de la política archivística, conocer sobre las diversas variables que afectan su implementación en todas las entidades del Estado y guía al Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado en la adopción de acciones para la defensa del patrimonio documental colombiano. 

   Ir al sitio

  Descargar Excel

CAPACITACIONES Y VIDEOCONFERENCIAS

El Sistema Nacional de Archivos en cumplimiento de sus actividades pone a su disposición la información correspondiente. Ver el calendario de actividades ¡aquí! 

PLAN ANUAL DE INSPECCIÓN Y VIGILANCIA

Se publica el Plan Anual de Visitas y el cronograma  de las entidades, en desarrollo de las funciones de inspección, vigilancia o control para verificar el cumplimiento de la Ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias.

Ver el calendario ¡aquí!

BECAS DE ESTÍMULO MINCULTURA

El AGN cuenta con una oferta orientada al fortalecimiento y difusión de los archivos como espacios esenciales para el fortalecimiento de nuestra identidad y cultura. Becas de estímulo Mincultura Participamos en el Programa Nacional de Estímulos del Ministerio de Cultura ofreciendo a investigadores y gestores culturales becas para formación relacionada con el patrimonio documental. Consultar la oferta anual aquí

1. Apoyar la coordinación del Sistema Nacional de Archivos a través de la articulación de las acciones a cargo de las instituciones y archivos que lo conforman.

2. Acompañar a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos en la formulación y aplicación de políticas, normas, planes, programas y procedimientos para el fortalecimiento y consolidación de la función archivística del Estado.

3. Brindar capacitación, asesoría y asistencia técnica a las diferentes Entidades, archivos e instituciones que conforman el SNA para la consolidación de la Red Nacional de Archivos.

4. Recomendar a la Subdirección los planes, programas y proyectos para el desarrollo de la política Archivística y del Sistema Nacional de Archivos.

5. Orientar y apoyar a los organismos del sector público y privado que ejercen funciones públicas, en la implementación de la política archivística y en la modernización de la función archivística del Estado.

6. Promover la creación y el funcionamiento adecuado de las instancias asesoras del Sistema Nacional de Archivos.

7. Consolidar, desarrollar y dinamizar la Red Nacional de Archivos.

8. Coordinar las actividades de los consejos territoriales de archivos y articular acciones con los archivos generales territoriales, así como validar por el desarrollo y funcionamiento de los comités técnicos asesores del SNA.

9. Diseñar y desarrollar el programa de capacitación archivística dirigido a los actores que conforman el Sistema Nacional de Archivos, para lo cual podrá proponer la celebración de convenios con la ESAP o con entes públicos o privados u otras organizaciones.

10. Establecer alianzas con instituciones educativas que ofrezcan programas de formación técnica, profesional y especializada, en temas relacionados con la función archivística que beneficien a los actores del Sistema Nacional de Archivos.

11. Proponer estrategias de divulgación del Sistema Nacional de Archivos.

12. Establecer y mantener los sistemas de información necesarios para garantizar el control y seguimiento de las acciones desarrolladas a través del Sistema Nacional de Archivos.

13. Mantener actualizada y visualizada por página Web la información de las instancias asesoras del SNA, en lo relacionado con comités técnicos y consejos territoriales de archivos.

14. Promover la creación de nuevos comités cuando la temática lo amerite y proponer a la Dirección General la disolución de los mismos cuando el tema haya sido agotado y no se requiera la continuidad del mismo.

15. Presentar a la Subdirección propuestas de convenios de cooperación interinstitucional nacional e internacional conducentes aunar esfuerzos, para el desarrollo de la misión del AGN.

16. Diseñar y/o ajustar los indicadores de gestión y de impacto de los planes y programas que se adelanten en el ámbito del Sistema Nacional de Archivos.

17. Realizar el seguimiento técnico de los convenios suscritos con las demás Entidades en relación con las actividades de Capacitación y Asistencia Técnica.

18. Asistir y participar, a las reuniones que le sean requeridas.

19. Proyectar los conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que le sean solicitadas al Grupo de acuerdo con su competencia.

20. Las demás funciones que de acuerdo a la naturaleza del Grupo deban desarrollarse de conformidad con la normatividad legal vigente.

1. Recomendar a la Subdirección los planes, programas y proyectos. Para verificar el cumplimiento por parte de las entidades de la adopción de la política archivística

2. Ejercer la inspección, vigilancia y control de la función archivística en el país.

3. Acompañar a las Entidades públicas y privadas que cumplan funciones públicas cuando se presente cualquier afectación al patrimonio documental y a los archivos y documentos públicos causada por acciones intencionadas, accidentales, fortuitas o catástrofes naturales.

4. Establecer y mantener los sistemas de información necesarios para garantizar el control y seguimiento de las acciones desarrolladas a través del Sistema Nacional de Archivos.

5. Realizar de oficio o a solicitud de parte, visitas de inspección a los archivos de la administración pública en sus diferentes niveles, de las Entidades privadas que cumplen funciones públicas o archivos privados declarados de interés cultural, donde se advierta posible peligro de deterioro vulneración o perdida de los mismos.

6. Orientar y apoyar a los organismos de la administración pública en sus diferentes niveles, y a las Entidades privadas que cumplen funciones públicas, o archivos privados declarados de interés cultural, en la fijación de un plan de mejoramiento archivístico encaminado a resolver en el corto y mediano plazo los problemas identificados para garantizar el aseguramiento archivístico y la salvaguarda del patrimonio documental del país.

7. Vigilar el cumplimiento de las funciones correspondientes a los consejos territoriales de archivos del SNA.

8. Planear, programar y desarrollar procesos de auditorías archivísticas tendientes a asegurar el cumplimiento de las disposiciones vigentes en la Ley General de Archivos y las demás normas reglamentarias.

9. Hacer seguimiento al oportuno y total cumplimiento de los planes de mejoramiento archivístico implementados por los organismos del sector público y privado que cumplan funciones públicas relacionadas con el ejercicio de la función Archivística, objeto de la Ley 594 de 2000.

10. Impartir las órdenes necesarias para que suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.

11. Determinar las faltas en contra de los documentos y archivos públicos y los que constituyen el patrimonio documental, las cuales serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, conforme a lo dispuesto, en el artículo 48 de la Ley 734 de 2002 y demás normas que regulen sobre el particular.

12. Atender de manera inmediata denuncias o requerimientos sobre deterioro, pérdida, tráfico, negligencia administrativa, etc., y demás situaciones que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y los privados de interés cultural.

13. Realizar de oficio o a solicitud de parte, diligencias de inspección, control y vigilancia a los responsables de los proyectos beneficiados con el programa ADAI, cuando le sean requeridos por la Dirección General.

14. Como producto de las visitas de inspección, vigilancia y control, elaborar el correspondiente sustento técnico y dar traslado a la Oficina Asesora Jurídica, para lo de su competencia, cuando se establezcan presuntos cumplimientos que podrían dar lugar a una investigación administrativa.

15. Elaborar y presentar a la Subdirección del SNA, para su aprobación y publicación, el Plan Anual de Visitas de Inspección y Vigilancia.

16. Asistir y participar, en las reuniones, Consejos, Juntas o Comités que le sean requeridas.

17. Proyectar los conceptos técnicos o recomendaciones sobre las materias que le sean solicitadas al Grupo de acuerdo con su competencia.

18. Las demás funciones que de acuerdo a la naturaleza del Grupo deban desarrollarse de conformidad con la normatividad legal vigente.