Curso taller online ´Metodología para la elaboración y actualización de la tabla de retención documental´

Se realizará los días 30, 31 de agosto y 1 de septiembre.

En la actualidad, situaciones que contribuyen a la pérdida de información, acumulación indiscriminada de documentos sin criterios archivísticos, deficiencias en los sistemas de planeación y control y manejo inadecuado de información, ya no deben ser un problema en las entidades.

 

Gracias a que existen instrumentos archivísticos que apoyan el adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función archivística, es posible generar procesos que contribuyan a que exista una gestión de cambio organizacional.

 

Es así como el Archivo General de la Nación los invita a participar en el Taller Elaboración de Tablas de Retención Documental, como una herramienta que facilita la organización de documentos, contribuyendo de forma directa con la protección del patrimonio documental de las organizaciones, facilitando, gracias a su proceso de valoración, la toma de decisiones sobre la retención y disposición final de los documentos, así como brindar seguridad en el momento de aplicar procesos de eliminación documental controlados, generando cambios reales en la cultura organizacional.

 

Contenido

- Normatividad sobre las Tablas de Retención Documental

- Conceptos básicos.

*Serie

*Subserie

*Cuadro de Clasificación

*Valoración Documental

*Tabla de retención Documental

 

Pasos metodológicos para la elaboración y aplicación de la TRD

- Primera Etapa: Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales.

*¿Quién soy y qué hago?

*¿Cómo lo hago y desde cuándo?

*¿Qué documentos produzco?

 

- Segunda Etapa: Análisis e interpretación de la información recolectada

*Identificación y denominación de series y subseries documentales, tipos documentales

*Elaboración del cuadro de clasificación documental

 

- Tercera Etapa: Elaboración y/o actualización, y aprobación de Tablas de Retención Documental.

*El CCD y la TRD, cómo se complementan

*Valoración documental, valoración primaria y valoración secundaria, montaje en el formato de la TRD

*Actualización de la TRD

*Proceso de convalidación

 

- Cuarta Etapa: Aplicación de Tablas de Retención Documental.

 

Objetivos

- Apropiar la importancia de la Tabla de Retención Documental, así como identificar los beneficios para su implementación en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.

- Comprender la normativa vigente para la elaboración, aprobación, convalidación y aplicación de la Tabla de Retención Documental -TRD.

- Aplicar y entender los pasos metodológicos para la elaboración de las TRD, establecidos por el AGN.

- Facilitar la elaboración de un instrumento que proporcione a las entidades tener un referente que ayude a la preservación de la memoria institucional y al desarrollo de su gestión administrativa.

 

Metodología

Los cursos online se desarrollan a través de la plataforma tecnológica dispuesta por el Archivo General de la Nación para tal fin. La característica principal de este tipo de formación es que se trabaja en tiempo real, es decir, que el participante asiste a clases en vivo donde coincide con el capacitador y otros participantes en modalidad de enseñanza-aprendizaje.

 

Requisitos

- Conocimientos básicos en archivística

- Realizar el proceso de inscripción

 

Intensidad horaria

El curso Online tendrá una intensidad horaria de 24 horas.

 

Modalidad

El curso se realizará en la modalidad Online Presencial Asistido por Tecnología. No incluye modalidad presencial por posible contagio de COVID-19.

 

Costo

Entidades estatales (artículo 2 Ley 80/93), empresas privadas que cumplen funciones públicas, entidades sin ánimo de lucro, investigadores del Archivo General de la Nación, estudiantes y empresas privadas y particulares $ 287.000 IVA incluido

 

Lugar

El Curso-Taller online será dictado de manera sincrónica bajo el esquema de Presencialidad Asistida por Tecnología mediante la plataforma TEAMS

 

Pago

- Pagos PSE

- Consignación: Registrar en el comprobante de consignación los siguientes datos:

*Nombre del participante

*Número de documento

*Nombre del evento en el que va a participar

 

Titular: Archivo General de la Nación

NIT: 800128835-6

Banco: Popular

Tipo de Cuenta: Corriente

Número de Cuenta: 040001885

 

Entidades Públicas:

- Registro presupuestal

- Rut

- Cédula de Ciudadanía del participante

Nota: Cuando realice el pago se debe enviar el comprobante al correo gpa@archivogeneral.gov.co con los soportes.