El Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado, a través de la Subdirección de Gestión del Patrimonio Documental y del Grupo de Conservación y Restauración, invita a la ciudadanía a participar de la novena edición del concurso Restauremos nuestro patrimonio documental.

El objetivo de este concurso es contribuir con la conservación y restauración del patrimonio documental en riesgo de pérdida por el deterioro, para así recuperar sus valores y lograr la apropiación social de este, a partir de su conocimiento y protección.

Se pretende incentivar a las regiones a identificar y valorar su patrimonio documental, y favorecer la transmisión de los valores de estos documentos a las nuevas generaciones, combatiendo así el abandono y detrimento, y estimulando su cuidado para mantener viva la memoria local y nacional.

Bases del concurso

Primera: el certamen se declara abierto desde el día 13 de octubre a las 00:00 horas hasta el 30 de noviembre a las 23:59 horas.

Segunda: pueden participar todas las entidades inscritas en el Registro Nacional de Archivos Históricos Colombianos (RENAHC), con excepción de aquellas que han ganado en la edición del año inmediatamente anterior a este concurso.

Tercera: las inscripciones se realizarán a través del correo electrónico convocatoriaconcursorestauracion@archivogeneral.gov.co, en el que se deberá adjuntar la siguiente información (incluido el registro fotográfico) que deberá presentarse en un archivo PDF de una extensión máxima de 12 páginas, letra Arial, tamaño 11, a espacio 1.5:

1. Información del solicitante

1. Persona natural: nombre y fotocopia de la cédula de ciudadanía
2. Persona jurídica: razón social, acta de posesión y fotocopia de la cédula de ciudadanía del representante legal de la entidad
3. Datos de ubicación: domicilio o dirección de ubicación, correo electrónico y número de teléfono fijo y celular, si lo hay
4. Calidad en la que actúa: manifestación de ser propietario, poseedor, usufructuario o

2. Información del bien documental postulado:

1. Identificación: nombre con el que se conoce el bien
2. Localización: departamento, municipio o distrito y dirección exacta donde se ubica el bien
3. Descripción: soporte, técnica, autor, fecha o fechas extremas, dimensiones, número de folios y encuadernación, si la hay.
4. Representatividad y contextualización sociocultural: significado cultural que el bien gráfico documental tiene para la comunidad, especificando valores, tales como¹:
5. Valor histórico: cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la construcción de la memoria de una comunidad
6. Valor estético: cualidad relacionada con la apreciación de las características formales y físicas del bien y con su materialidad, reconociendo atributos de calidad artística o de diseño, que reflejan una idea creativa en la técnica de elaboración de sus soportes y en las formas escriturales, así como en las huellas de utilización y uso dejadas por el paso del tiempo
7. Valor sociocultural: cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de una comunidad y útiles para el conocimiento de su
8. Estado de conservación: descripción del estado en que se encuentran los documentos, manifestaciones, tipo y nivel de deterioro (físico, químico o biológico) y condiciones de almacenamiento o encuadernación.
9. Registro fotográfico que permita verificar las características y detalles del estado en el que se encuentran los documentos y su lugar de Incluir un máximo de 10 fotografías de buena calidad que dé cuenta de ello.
10. Volumen documental límite por cada propuesta seleccionada: el límite es de 500 folios (ya sean legajos, tomos, libros o folios sueltos organizados y foliados) o 5 folios de gran formato, correspondientes a obra gráfica documental (incluye mapas y planos).
11. El Archivo General de Nación, a través del Comité evaluador, seleccionará tres (3) propuestas en la modalidad de documentos manuscritos o impresos, (se excluyen técnicas fotográficas y soportes diferentes al papel). En esta oportunidad, se dará prelación a la documentación de los archivos regionales afectados por el terremoto del pasado 10 de agosto del 2026.
12. Los documentos favorecidos serán premiados con la restauración y la digitalización de los 500 folios postulados o las 5 obras gráficas documentales, según El acto administrativo con el veredicto de los ganadores se divulgará a través de los canales de comunicación del Archivo General de la Nación.

¹ ACUERDO 001 del 2024 (29 de febrero) “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones”.

9. El Archivo General de la Nación entregará al beneficiario los documentos restaurados y una (1) copia digital de los materiales intervenidos en la ejecución del concurso, quien a su vez autorizará al Archivo General de la Nación para disponer a consulta la información digital, bien sea para estudios académicos, investigaciones y demás usos que se le puedan dar al material con fines educativos, en cumplimiento de la misionalidad de la entidad.
10. Los custodios ganadores deberán entregar al AGN un texto donde se cuente brevemente su experiencia en la participación del concurso y los mecanismos de apropiación social que emplearán en su población, tras la restauración. Estos artículos se publicarán en la revista digital CONTACTO, del Grupo de Conservación y Restauración del Patrimonio Documental.

Los gastos, tanto del traslado de los documentos a las instalaciones del Archivo General de la Nación, como de estos ya intervenidos hacia su lugar de custodia, deberán ser asumidos por la entidad seleccionada, así como también será responsable de la integridad de los bienes durante los traslados, motivo por el cual es esencial que un representante del archivo ganador sea quien entregue personalmente los documentos en las instalaciones del Archivo General de la Nación. El Archivo General de la Nación no se hace responsable por daños o afectaciones que sufran los documentos fuera de sus instalaciones y dejará constancia del ingreso y la salida de ellos.

11. La participación en el concurso presupone la aceptación de todas las bases aquí

AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO Y USO DE DATOS PERSONALES: los participantes declaran que, de conformidad con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, reglamentada por el Decreto Nacional 1377 de 2013 y las normas que reglamenten o modifiquen, autorizan al ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN para recopilar y usar los datos y la información que han entregado en el marco del presente concurso, la cual podrá ser utilizada para el desarrollo del mismo, respetando la normatividad sobre protección de datos personales. Esta información estará registrada en la base de datos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, quien es la entidad encargada de su administración. Los participantes se reservan el derecho a ejercer en cualquier momento la posibilidad de conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de esta información cuando así lo estimen conveniente.

Cualquier inquietud será atendida a través del correo electrónico: convocatoriaconcursorestauracion@archivogeneral.gov.co