PROPÓSITO DE LA POLÍTICA

La política de gestión documental en el Estado Colombiano, acorde con el artículo 6 del Decreto 2609 de 2012 debe ser entendida como el conjunto de directrices establecidas por una entidad para tener un marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica, un conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte, una metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación, un programa de gestión de información y documentos, una adecuada articulación y coordinación entre las áreas de tecnología, la oficina de Archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.

Este recurso conlleva una construcción colectiva de una política pública para los archivos, que más allá de situarse solamente en la conservación física de los documentos, permita promover su apropiación, consulta e investigación para la generación de conocimiento. También reconoce la valoración del patrimonio documental como herramienta para el fortalecimiento de la identidad cultural en Colombia, la construcción de la memoria histórica, es decir, que nos permita cumplir con la función social del patrimonio desde una perspectiva integral.

Adicionalmente, a través de las directrices y principios aquí plasmados se busca la modernización de los archivos como fuentes de información y conocimiento, mediante la implementación de nuevas tecnologías y el manejo electrónico de la información, la armonización con otras políticas nacionales relacionadas con gobierno en línea, tecnología e innovación, la atención al ciudadano, la transparencia entre otros; temas sobre los cuales el AGN ha venido desarrollando algunos avances significativos. Por otro lado, con esta política se podrá contribuir al ejercicio pleno de los derechos y deberes de los ciudadanos a través del principio de la democracia participativa, ya que podemos afirmar que “el ciudadano participa en cuanto conoce, se informa y accede con facilidad, entre otros materiales a los registros que produce el Estado.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

ARTÍCULO 1º. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.

ARTÍCULO 2º. Ámbito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.

PRINCIPIOS

Los principios que aquí se presentan, se inscriben en los marcos constitucional y legal, nacional e internacional. Son principios amplios, flexibles y en permanente construcción por medio de los cuales el Archivo General de la Nación concertará la implementación, el seguimiento y la evaluación de la política pública para los archivos a través del Sistema Nacional de Archivos junto con las instituciones que lo conforman, en el marco de la transparencia y eficiencia administrativa, el respeto a los derechos humanos, la convivencia, la solidaridad y la tolerancia como valores culturales fundamentales. También se busca crear condiciones para que los ciudadanos puedan acceder a la información que reposa en los archivos, conocerla, disfrutarla como parte fundamental de la vida política, social y cultural del país y lenguaje de la administración pública.

Coordinación, articulación y cooperación

Mediante la articulación del Sistema Nacional de Archivos con las instituciones del Estado y en particular las adscritas Ministerio de Cultura y las unidades administrativas que tiene competencias en lo relacionado con gestión y acceso a la información.

Acceso y cobertura

Mediante la gestión de estrategias necesarias para la organización, acceso y difusión de los archivos a través de diferentes medios a todas las regiones del país. Se busca que los productos de dichas estrategias sean de facil acceso y compresión, y que lleguen a la mayor cantidad de ciudadanos.

Nuevas tecnologías e innovación

Mediante el uso e implementación de estas tecnologías que permitan una mayor difusión, acceso y conservación de los acervos.

OBJETIVOS

La política tiene como propósito definir un marco de actuación institucional para la puesta en marcha de mandatos legales como se expone a continuación:

FRENTE A LOS ARCHIVOS DEL ESTADO Y EL PATRIMONIO DOCUMENTAL

  • Dar respuesta a los principios constitucionales y a los fines del Estado sobre el papel de la cultura como fundamento de la nacionalidad, dimensión especial de desarrollo, derecho de la sociedad e instancia que identifica a Colombia como un país multiétnico y pluricultural. Los lineamientos que la orientan se fundamentan en los principios de inclusión social, reconocimiento y respeto por la diversidad cultural, y el derecho de los pueblos y las comunidades a conocer y rescatar su historia y sus costumbres.
  • Incrementar la conciencia sobre la importancia y la protección del patrimonio documental, garantizando su conservación y promoviendo el acceso democrático. El AGN propenderá por fortalecer su función educativa, conquistando nuevos públicos, demostrando la importancia de aprender de los errores del pasado y de aprovechar las experiencias positivas. El gran reto para la política de patrimonio documental es aportar a la gestión de la información para avanzar hacia la sociedad del conocimiento.
  • Promover la apropiación social del patrimonio documental, a través de la implementación de programas y proyectos a nivel nacional y regional relacionados con procesos de valoración, reflexión, investigación y conocimiento del patrimonio documental, que incentiven la participación activa de las comunidades, instituciones, entes territoriales, gremios y agentes culturales. Es evidente que para cumplir con el logro de estos objetivos las entidades e instituciones encargadas del manejo del patrimonio documental, lo deben abordar de manera integral, sistemática e interdisciplinar.
  • Establecer medidas relacionadas con la organización, preservación, acceso y difusión de los archivos de derechos humanos, memoria histórica y conflicto armado, conforme a los lineamientos archivísticos relacionado a este tipo de archivos.

DIMENSIONES

Para responder a los retos planteados por la legislación a las necesidades de la era de la información y para promover este tiempo de conocimiento, la entidad ha planteado unas líneas de política pública que guiarán su plan estratégico, su plan de acción, sus objetivos y sus actividades. En este sentido, su justificación se orienta también en dos frentes:

Archivos del Estado y el Patrimonio Documental

A partir de las funciones asignadas al AGN, relacionadas con el patrimonio documental y de las sucesivas normas sobre el particular, son múltiples los retos que enfrenta una política de patrimonio documental. Si bien es cierto que los esfuerzos de la entidad se han dividido entre la protección del patrimonio documental y la regulación de los archivos públicos, el AGN es consciente de la necesidad de fortalecer las estrategias para la promoción, apropiación y disfrute del patrimonio documental, que involucre a toda la sociedad en su conjunto.

Para ello, se debe establecer una política que lleve a las comunidades y territorios los principios donde el patrimonio documental es pieza fundamental de la memoria colectiva, así como el papel renovador que éste puede cumplir en la generación de conocimiento, y en la consolidación de una identidad nacional rica y diversa, que se reinterpreta y recrea al conocer su pasado y se reconoce y proyecta a través de él. Las posibilidades que ofrece el patrimonio documental son infinitas, iguales a la variedad de soportes y formatos en que se sustenta, así como, según su origen, temática o asunto. Por lo anterior, son muchos los actores involucrados e interesados en su producción, organización, conservación y difusión, que hace necesario un trabajo conjunto e integral de coordinación y articulación entre la política cultural y la política archivística. Ello permitirá establecer un diálogo permanente entre el Sistema Nacional de Archivos y los demás sistemas e instancias oficiales y privadas.

Gestión Documental en la Administración Pública

Uno de los indicadores de democracia de un país se refleja en la posibilidad que tienen sus ciudadanos de acceder a la información (pertinente, oportuna y veraz) sobre la administración pública. Por ello, en nuestro país, es evidente que la gestión documental, elemento esencial de la función administrativa para el logro de los fines del Estado, les ha conferido gran énfasis a sus programas orientados a la optimización de los servicios al ciudadano y a la consolidación de un Estado eficiente y transparente, soportados en sus archivos actualizados y sistematizados.

Lo anterior, constituye un reto para el AGN en la cobertura e implementación de la política archivística. La eficiencia en la administración pública y su proyección a futuro requiere de la medición y evaluación continuas de su desempeño.

Estos procedimientos sólo se pueden realizar si existe información confiable y oportuna sobre el funcionamiento de las entidades públicas. Para ello, las entidades deben contar con archivos actualizados y sistematizados que brinden información de calidad. Archivos desactualizados y desorganizados conllevan al ocultamiento de información para evadir responsabilidades y destruir evidencias, es decir, son fuente de corrupción administrativa. La adopción de tecnologías de información y comunicación (TIC) por parte de la administración pública, y el carácter obligatorio de aplicar modelos de gestión basados en gobierno electrónico, hace que en la actualidad la mayoría de los documentos que se generan en ambiente digital, cumplan su ciclo de vida de manera electrónica.

NIVELES

INICIAL

Responsable de la gestión documental y administración de archivos.

Espacio físico y condiciones adecuadas para conservación de su archivo.

Inventarios documentales.

Control de entrada y salida de comunicaciones oficiales.

BASICO

Política Institucional de Gestión Documental

Diagnóstico Integral de Archivo - DIA

Plan Institucional de Archivos – PINAR

Cuadro de Clasificación Documental - CCD

Tablas de Retención Documental – TRD

INTERMEDIO

Programa de Gestión Documental – PGD

Tablas de Valoración Documental – TVD

Sistema Integrado de Conservación – SIC – Plan de Conservación

AVANZADO 1

Programa de Gestión Documental – PGD – Programas Específicos

Modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos

Sistema Integrado de Conservación – SIC – Plan de Preservación Documental a Largo Plazo

Registro Nacional de Archivos Históricos

Guías, Catálogos e Índices

AVANZADO 2

Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos

Dispositivos electrónicos para el control, gestión de archivos y reproducción de soportes físicos y análogos

Flujos Electrónicos

Sede Electrónica

Sistema de preservación digital

DOCUMENTOS TÉCNICOS
INFOGRAFÍAS


El repositorio normativo del Archivo General de la Nación dispone toda la normativa por categorías, estableciendo una organización en línea de tiempo en la que se ubica cada documento normativo dentro de su categoría según la fecha en que fue expedida dicha norma. Esta organización le da al usuario la posibilidad de ubicar las normas tanto por categoría como por año.

Abrir sitio Normativa

REPOSITORIO NORMATIVO DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN


¿Qué es la Gestión Documental? Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Conjunto de actividades encaminadas a la planeación, generación y valoración de los documentos de la entidad, en cumplimiento con el contexto administrativo, legal, funcional y técnico. Comprende la creación y diseño de formas, formularios y documentos, análisis de procesos, análisis diplomático y su registro en el sistema de gestión documental.

DOCUMENTOS TÉCNICOS

CÁPSULAS ANIMADAS

INFOGRAFÍAS


MANUALES


Actividades destinadas al estudio de los documentos en la forma de producción o ingreso, formato y estructura, finalidad, área competente para el trámite, proceso en que actúa y los resultados esperados.



INFOGRAFÍAS

OVAS

Conjunto de actuaciones necesarias para el registro, la vinculación a un trámite, la distribución incluidas las actuaciones o delegaciones, la descripción (metadatos), la disponibilidad, recuperación y acceso para consulta de los documentos, el control y seguimiento a los trámites que surte el documento hasta la resolución de los asuntos.

INFOGRAFÍAS

Conjunto de operaciones técnicas para declarar el documento en el sistema de gestión documental, clasificarlo, ubicarlo en el nivel adecuado, ordenarlo y describirlo adecuadamente.

DOCUMENTOS TÉCNICOS

MANUALES

INFOGRAFÍAS


Conjunto de acciones y estándares aplicados a los documentos durante su gestión para garantizar su preservación en el tiempo, independientemente de su medio y forma de registro o almacenamiento.

DOCUMENTOS TÉCNICOS

MANUALES

INFOGRAFÍAS

CÁPSULAS ANIMADAS

Conjunto de operaciones adoptadas por la entidad para transferir los documentos durante las fases de archivo, verificando la estructura, la validación del formato de generación, la migración, refreshing, emulación o conversión, los metadatos técnicos de formato, los metadatos de preservación y los metadatos descriptivos.

CÁPSULA ANIMADA

MANUALES

Proceso permanente y continuo, que inicia desde la planificación de los documentos y por medio del cual se determinan sus valores primarios y secundarios, con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo y determinar su destino final (eliminación o conservación temporal o definitiva).

MANUALES

Selección de los documentos en cualquier etapa del archivo, con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación, de acuerdo con lo establecido en las tablas de retención documental o en las tablas de valoración documental.

DOCUMENTOS TÉCNICOS

INFOGRAFÍAS

Las autoridades departamentales, distritales, municipales, de los territorios indígenas y de los territorios especiales biodiversos y fronterizos podrán, de acuerdo con su autonomía, crear el Archivo General en su respectivo nivel territorial, cuya función principal será la de coordinar y desarrollar la política archivística en los archivos de las entidades de su territorio, de acuerdo con los lineamientos impartidos por el Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado; y recibir las transferencias documentales que, de acuerdo con la tabla de retención o valoración documental, hayan sido valoradas para conservación permanente, así como los documentos de valor histórico entregados en comodato o donación por particulares o entidades privadas.


INSTRUMENTOS ARCHIVÍSTICOS
INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS

Tabla de Retención Documental

Instrumento conformado por un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

DOCUMENTO TÉCNICO - MINIMANUAL TRD DOCUMENTO TÉCNICO - APUNTES PARA LA ORGANIZACIÓN – MANUAL 3 INFOGRAFÍA - TABLAS DE RETENCIÓN Y VALORACIÓN
Inventario Documental

Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.

INFOGRAFÍA - INVENTARIOS DOCUMENTALES
Cuadro de Clasificación Documental

Instrumento que refleja la jerarquización dada a la documentación producida por una institución.

Plan Institucional de Archivos - PINAR

Instrumento conformado por un listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

DOCUMENTO TÉCNICO - PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS – PINAR INFOGRAFÍA - PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR OVA - PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS - PINAR
Programa de Gestión Documental

Es el instrumento archivístico que formula y documenta el desarrollo sistemático de los procesos archivísticos encaminados a la gestión de la documentación de una entidad, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

DOCUMENTO TÉCNICO - PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL – PGD INFOGRAFÍA - PLANEACIÓN DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD INFOGRAFÍA - PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL - PGD
Modelo de Requisitos para G.D.E.

Instrumento de planeación, el cual formula los requisitos funcionales y no funcionales de la gestión de documentos electrónicos de la entidad.

DOCUMENTO TÉCNICO - MODELO DE REQUISITOS PARA UN SGDEA
Tablas de Control de Acceso

Instrumento para la identificación de las condiciones de acceso y restricciones que aplican a los documentos.

Bancos terminológicos

Instrumento archivístico que permite la normalización de los nombres de las series, subseries y tipos documentales a través de lenguajes controlados y estructuras terminológicas.

APLICATIVO - BANTER

DOCUMENTOS TÉCNICOS