Taller sobre Tablas de Retención Documental en el AGN

Clasificar y valorar la información, por lo general es un proceso complejo que implica diferentes variables; identificar y definir series y tipos documentales, establecer tiempos de retención y disposición final, aspectos primordiales que determinan el futuro documental de la entidad, ya que facilitan el manejo de la información, contribuyen a la racionalización de la producción documental, permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente, facilitan el control y acceso a la documentación y por supuesto, contribuyen en la protección del patrimonio histórico o para la misma conformación de la historia institucional, entre otros.

El Archivo General de la Nación, ofrece el Taller Tablas de Retención Documental con el objeto de entender la importancia y beneficios que tiene este instrumento archivístico. Este Taller está dirigido a personas vinculadas en la gestión documental  de las entidades Públicas y Privadas que cumplen funciones Públicas, estudiantes y personal particular que estén interesados en adquirir conocimientos en esta materia.

CONTENIDOS

· Conceptualización Archivística

· Legislación Archivística

· Conceptos Archivísticos

· Etapas para la elaboración de las Tablas de Retención Documental

Primera etapa - Investigación preliminar sobre la Institución – Entidad                                                                                                                                                                                                     

Compilación de normas y actos administrativos relacionados con la estructura orgánico - funcional de la entidad

Identificación y definición de unidades documentales

Entrevista con los productores de los documentos

Segunda Etapa- Análisis e interpretación de la información recolectada

Revisión de los flujos documentales para identificar tipos documentales.

Valoración primaria y secundaria.

Denominación y conformación de series y subseries.

Elaboración del Cuadro de Clasificación Documental

Valoración Documental

Tercera Etapa- Elaboración, aprobación y convalidación de la TRD

Elaboración  de las TRD

Presentación y sustentación de las TRD ante el respectivo comité.

Proceso de Convalidación y publicación de la TRD

Cuarta Etapa- Aplicación de TRD

Organización de archivos de gestión y central

Clasificación

Ordenación

Descripción

Identificación

Foliación

Eliminación

Instructivos

Transferencias documentales

Quinta Etapa- Seguimiento y actualización de TRD

OBJETIVOS

Entender la importancia de las Tablas de Retención Documental, así como identificar los beneficios para su implementación en las organizaciones.

Comprender la normativa vigente para la elaboración, aprobación, presentación, evaluación y convalidación de las Tablas de Retención Documental -TRD.

Entender los pasos metodológicos para la elaboración de las TRD.

Conocer los criterios citados en otros referentes normativos en la elaboración y actualización de las Tablas de Retención Documental.

METODOLOGÍA

Exposiciones teórico prácticas con ejemplos aplicados para el mejor entendimiento de la temática.

REQUISITOS

El participante debe contar con conocimientos básicos de archivo.

HORARIO

El Taller tendrá una intensidad de 32 Horas, durante 4 días hábiles de 8:00 a.m. a 5:00 p.m.

COSTOS

Tipo de Entidad

Costo por persona

Entidad Pública /empresas privadas que cumplen funciones públicas, de economía mixta e industrial y comercial del Estado.

$ 745.360

IVA Incluido

 

Estudiantes

$ 452.000

(IVA Incluido)

 

Otras Empresas privadas y/o Particulares

$ 1.067.200

 (IVA Incluido)

                                                            

LUGAR

Centro de formación archivística, Archivo General de la Nación, Carrera 6 No 6-91, piso -2