Es una actividad de análisis destinada a reconocer la situación presente de la gestión de documentos desde una óptica integral (tanto física como electrónica), proporcionando una visión general de los aspectos que necesitan ser mejorados y reforzados en cada institución.

Involucra labores técnicas archivísticas que incluyen la clasificación, organización y descripción de archivos documentales, manteniendo la integridad de los principios de procedencia y orden original.

Se trata de un recurso archivístico descriptivo que garantiza la recuperación precisa y rápida de la documentación y su información.

Se refiere al conjunto de acciones preventivas o correctivas implementadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, con el fin de garantizar su preservación a lo largo del tiempo.

Esta técnica posibilita la conversión de información almacenada de forma analógica (en papel, video, cassettes, cintas, películas, microfilm, entre otros) en documentos digitales binarios.

El Archivo General de la Nación (AGN) ofrece a las entidades depósitos equipados con estanterías para el almacenamiento de documentación, siguiendo los protocolos establecidos en materia de seguridad y cumplimiento normativo.

El procedimiento de verificación y validación se lleva a cabo para asegurar el cumplimiento de los aspectos y especificaciones técnicas de los procesos en gestión documental y de los productos finales entregados por un tercero.