Censo nacional de archivos
En esta sección el AGN te asesora sobre el trámite relacionado con el Censo Nacional de Archivos y la consulta de la información relativa a la identificación de los archivos públicos en Colombia.
¿Cuál es el fundamento normativo del Censo Nacional de Archivos?
El Decreto 1080 de 2015 en su artículo 2.8.2.4.2 establece lo siguiente: “Censo Guía de Archivos del Sector Público. Es responsabilidad del Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado y de los Archivos Territoriales elaborar un Censo Guía de Archivos Públicos del orden nacional o territorial y de mantenerlo actualizado”.
¿Qué es el Censo Nacional de Archivos?
El Censo Nacional de Archivos -CNA- es el instrumento que tiene como fin identificar los archivos colombianos y sus fondos documentales. El Censo busca recopilar datos como: identificación institucional, acceso a la información, historia institucional, infraestructura, información básica sobre los fondos documentales, fechas extremas y volumen documental, entre otros.
¿Quiénes deben diligenciar el formulario del Censo?
Las entidades y organismos de la Rama Ejecutiva del Poder Público del orden nacional, departamental, distrital, municipal; las entidades territoriales indígenas, de los territorios especiales biodiversos y fronterizos y demás que se creen por ley; las entidades privadas que cumplen funciones públicas; las entidades del Estado en las distintas ramas del poder; y demás organismos regulados por la Ley 594 de 2000.
Sin embargo, también pueden remitir información voluntariamente otro tipo de entidades, por ejemplo, entidades privadas que prestan servicios públicos o parroquias, entre otras.
Se recuerda que las notarías deberán diligenciar un instrumento dirigido especialmente a ellas derivado de la Circular conjunta No. 187 del 14 de febrero de 2000 del Archivo General de la Nación y la Superintendencia de Notariado y Registro.
¿Cómo solicito el formulario?
A continuación usted puede descargar el Formulario
Si lo no puede descargar comuníquese con nosotros al siguiente contacto:
Correo electrónico: censoarchivos@archivogeneral.gov.co
Teléfono: 3282888 extensión 342
El formulario se encuentra en formato Excel y cuenta con instructivo adjunto que le ayudará a su diligenciamiento. Si tiene alguna duda comuníquese al correo electrónico y número arriba mencionados.
¿A dónde remito el formulario?
El formulario se debe remitir al correo censoarchivos@archivogeneral.gov.co manteniendo el documento en formato Excel.
¿Cuáles son los beneficios del CNA?
Un Censo completo y actualizado a nivel nacional permitirá:
- Contar con información actualizada sobre los archivos en el territorio colombiano, así como una identificación general de sus fondos documentales.
- Fomentar el acceso a la información y a los documentos por parte de la ciudadanía.
- Promover la valoración y el cuidado del patrimonio documental colombiano por parte de la ciudadanía.
- Identificar las condiciones de los distintos archivos a nivel nacional.
- Servir como herramienta contra el tráfico ilícito de bienes documentales de interés cultural.
¿Dónde puedo consultar la información generada por Censo Nacional de Archivos?
Puede consultarla en el Sistema de Información del Sistema Nacional de Archivos: http://sisna.archivogeneral.gov.co/menu.html
Además, podrá consultar el Censo Guía de Archivos Españoles e Iberoamericanos (PARES - Portal de Archivos Españoles) en el siguiente enlace: http://censoarchivos.mcu.es/